Hazırlayan Sönmez ÇELİK
DSpace@İHÜ Rehberi
İçindekiler:
Giriş
DSpace@İHÜ Nedir?
DSpace@İHÜ'nün Amacı Nedir?
DSpace@İHÜ Ne İşe Yarar?
DSpace@İHÜ'nün Yararları Nelerdir?
DSpace@İHÜ'nün İlkeleri Nelerdir?
Üst Veri ve DSpace Yazılımı
Telif Hakları
DSpace@İHÜ'de İş Akışı
DSpace@İHÜ'ye Yayınların Kayıt Edilmesi Zorunlu mu?
DSpace@İHÜ Nasıl Kullanılır?
DSpace@İHÜ'ye Nasıl Üye Olunur?
DSpace@İHÜ'ye Kimler Gönderi/Kayıt Girebilir?
DSpace@İHÜ'ye Neler Kaydedilir?
DSpace@İHÜ'ye Nasıl Gönderi/Kayıt Yapılır?
Sonuç


Giriş

yukarı

İbn Haldun Üniversitesi için bir Kurumsal Akademik Arşiv sistemi oluşturma girişimi 2017 yılı Mart ayında Kütüphane ve Bilgi Merkezi Daire Başkanlığı tarafından başlatıldı.

Kurumsal Akademik Arşiv Sistemleri açık erişimin alt yapısını oluşturur. Açık erişim sistemleri, bilginin daha hızlı ve daha çok kişiye kolayca ulaştırılmasını, yeni çalışmalar için kaynaklara kolay erişim ayrıcalığının sağlanması, daha önce aynı konuda neler yapıldığının kolayca belirlenmesi, yayınlara daha çok atıf yapılmasının sağlamasının yanında, araştırmacıların ve kurumlarının saygınlıklarının artmasını sağlar. Kurumsal Akademik Arşiv sistemleri kurumun entelektüel mirasını toplama, uzun dönem saklama işlevini yerine getirir ve geniş kitlelerin erişimine imkan sağlayacak biçimde yapılandırılır. Kurumsal Akademik Arşiv sistemlerinde birimlerce üretilen kitap, makale, bildiri, tez, teknik rapor, fotoğraf, harita, ön baskı, ders notu, veri setleri, ses ve video dosyaları gibi akademik dokümanlar arşivlenir.


DSpace@İHÜ Nedir? yukarı

DSpace@İHÜ, İbn Haldun Üniversitesi'nin Kurumsal Akademik Arşiv Sistemi'dir. Kurumsal Arşivler, bağlı oldukları kurumun entelektüel birikimini uygun ortamlarda bir araya toplayan, saklayan, koruyan ve erişimini sağlayan hizmetler bütünüdür.


DSpace@İHÜ'nün Amacı Nedir? yukarı

DSpace@İHÜ, İbn Haldun Üniversitesi'nin entelektüel birikimini bir araya toplayarak bir kurumsal akademik arşiv sistemi oluşturmayı ve içeriğini telif haklarına uygun olarak uluslararası standartlarda erişime sunmayı amaçlamaktadır. Diğer bir ifadeyle DSpace@İHÜ'nün amacı, bilginin yayılmasını kısıtlayan sorunların giderilmesi, bilgi teknolojisinin imkanlarından yararlanarak yeni bir sistem oluşturulması, İbn Haldun Üniversitesinin ve çalışanlarının daha iyi tanınmasının sağlanması ve dolayısıyla saygınlığının artırılmasıdır.


DSpace@İHÜ Ne İşe Yarar? yukarı

DSpace@İHÜ, İbn Haldun Üniversitesi'nin entelektüel mirasını toplama, saklama ve geniş kitlelerce kullanıma sunma fonksiyonlarını yerine getirir. Bu çerçevede DSpace@İHÜ'de birimlerce üretilen kitap, makale, bildiri, tez, teknik rapor, fotoğraf, harita, ön baskı, ders notu, veri seti, ses ve video dosyaları gibi akademik dokümanlar derlenir.


DSpace@İHÜ'nün Yararları Nelerdir? yukarı

DSpace@İHÜ'nün yararları iki başlık altında toplanabilir:

1) Kurumsal Yararları: Kurum bünyesinde yürütülen her türlü akademik faaliyetin bilimsel, toplumsal ve ekonomik ilişkisini ortaya koyarak kurumun değerini arttıran bir uygulamadır. Diğer yararları ise şöyle sıralanabilir:

  • Üniversitenin görünürlüğünü ve saygınlığını artırır.
  • Üniversitenin desteklediği çeşitli tanıtım ve araştırma sonuçlarına erişim sınırlamasını ortadan kaldırır.
  • Üniversitenin desteklediği araştırmaları tekrar ücret ödeyerek ticari kaynaklardan satın almasını önler.

2) Bireysel Yararları: Son yıllarda yapılan araştırmalar, tüm bilim dallarında, erişilebilir bilgi kaynaklarının, geleneksek yollarla sağlanacak faydalarla karşılaştırıldığında 2-3 kat daha etkili sonuçları olduğunu göstermektedir. Dolayısıyla DSpace@İHÜ'nün bireysel yararlarını şu şekilde sıralayabiliriz:

  • İnternet sayesinde araştırma sonuçlarına ücretsiz ve hızlı erişim sağlar.
  • Bilgi kaynaklarının daha geniş kitlelere ulaşmasını sağlayarak araştırmanın etkisini artırır.
  • Bilgi kaynaklarının başka araştırmalara temel oluşturmasına aracılık eder.
  • Araştırmaların tekrarını önler.

DSpace@İHÜ'in İlkeleri Nelerdir? yukarı

Kurumsal akademik arşiv sistemlerinin içeriklerinin belirlenmesi için genel olarak iki yönlü bir ilke izlenir. Bu çerçevede DSpace@İHÜ'in ilkelerini şu şekilde ifade edebiliriz:

1) Kurumsal arşivlemeye dayalı içerik ilkeleri: Üniversitenin sahip olduğu ve/veya bünyesinde üretilmiş bilgi kaynaklarının sayısallaştırılarak arşivlenmesidir. Kurumsal arşivlemeye dayalı içerik dokümanları şu şekilde sıralanabilir:

  • Üniversitenin yayınladığı e-dergiler, e-kitaplar e-gazeteler, web sayfaları.
  • Kartografik materyaller, nadir koleksiyonlar, müze materyali.
  • Video ve ses kayıtları, fotoğraf vb. görsel materyaller.
  • Öğrenim materyalleri.

2) Bireysel arşivlemeye dayalı içerik ilkeleri: Öğretim elemanlarının veya diğer personelin bilimsel dergilerde ya da kongre, konferans gibi farklı ortamlarda yayınladıkları çalışmalarının birer kopyalarının DSpace@İHÜ'de arşivlenmesi ve açık erişime sunulması ile oluşan içeriktir. Kurumsal arşivlerde öncelik, belirli bir kalite denetiminden geçmiş hakemli dergilerde ve konferans kitaplarında yayınlanmamış ve yayınlanmak için kabul almış yayınlara verilir. Bu tür yayınların, kabul edildikten hemen sonra açık erişim sistemine konulmaları, diğer araştırmacılar tarafından okunarak atıf almaları açısından büyük önem taşımaktadır; çünkü birçok bilim dalında makalelerin dergilerde yayınlanması uzun zaman alabilmektedir. Kişisel arşivlemeye dayalı içerik dokümanları şu şekilde sıralanabilir:

  • Bilimsel dergilerde yayınlanmış makaleler.
  • Yayınlanma aşamasında olan makaleler.
  • Hakemli konferans bildirileri.
  • Teknik ve istatistiksel raporlar.
  • Proje metinleri.
  • Deney bulguları.
  • Tezler.

Üst Veri ve DSpace Yazılımı yukarı

Üst veri, sayısal bilgilerin ve bilgi kaynaklarının derlenmesi, kimliklendirilmesi, kullanımı ve yönetimi ile ilgili yapılandırılmış bilgidir. Açık Arşivler Girişimi (OAI / Open Archives Initiative) ile uyumlu veri sağlayıcıları kendi üst verilerini en azından Dublin Core biçiminde sağlamak durumundadır. Dublin Core biçimi en çok kullanılan üst veri standartlarından biridir. Bir doküman tanımlama standardı olarak oluşturulmuştur ve elektronik kaynakların bulunmasını sağlamak için 15 üst veri öğesinden oluşan bir kümedir. Böylece herhangi bir OAI uyumlu veri sağlayıcı ve servis sağlayıcı arasında üst veri iletişimi ve etkili veri değişimi sağlanabilir. Bu anlamda, karakter kodlamalarının uluslararası veri paylaşımında geçerliliğinin olması için yazılımın, UNICODE (ASCII), Z39.50 gibi standartlar tarafından desteklenmesi gerekir. Sağlanacak yazılımın aşağıdaki koşulları da yerine getirmesi gerekir:

  • Veri girişi, üst veri kayıtlarının oluşturulması gibi diğer işlemlerin internet ortamında gerçekleşebilmesi.
  • Dosya gönderi hizmetinin yürütülmesi: Dosya gönderi hizmeti iki adımda gerçekleştirilebilir: İlk adım kullanıcıların dosya gönderisi yapması, ikinci adım ise sistemin dosyanın teslim alındığına ilişkin otomatik bir ileti göndermesidir.
  • Sistem ara yüzünün geliştirilmesi: Yetkili kullanıcıların sisteme bağlanarak gerekli ekleme düzeltmelerin yapabilmesidir.

Açık erişim sistemlerinin temelini oluşturan kurumsal akademik arşiv sistemleri için kullanılan yazılımlar, ücretsiz olan açık kaynak kodlu yazılımlar ve çeşitli firmalar tarafından üretilen ücretli paket programlardan oluşmaktadır. DSpace@İHÜ için MIT Üniversitesi'nin geliştirmiş olduğu DSpace adlı açık kaynak kodlu yazılım tercih edilmiştir. DSpace yazılımının bazı özellikleri aşağıda verilmiştir:

Adres http://www.dspace.org/
Yazılımın Amacı DSpace, kurum bünyesinde üretilen entelektüel çıktıları depolamak, indekslemek, korumak, saklamak, tekrar yaymak amacıyla tasarlanmış bir arşiv sistemidir.
Özellikler - Tüm içerik türlerini (MS Word, PPT, PDF, ses kaydı, video vb.) kabul eder.
- Dublin Core üst veri standardını kullanır.
- Özelleştirilebilir web ara yüzünü destekler.
- OAI uyumludur.
- Ekleme/çıkarma yeteneği vardır.
- İçerik sunumu için iş akışı işlemi sunar.
- Tam metinde arama imkanı verir.
- Tek merkezli olmayan sunuş işlemi sağlar.
- Java API aracılığıyla genişletilebilir,
- PostgreSQL veya Oracle veri tabanlarını kullanır.
- Çoklu dil seçeneği vardır.
- Onaylama, düzeltme, ret veya yazara dönülerek işlemi azaltma yoluyla içeriği oluşturma seçeneklerine sahip iş akışı özelliği vardır.
- OpenAIRE uyumludur.
- RSS Desteği vardır.
Destek https://wiki.duraspace.org/display/DSPACE/Home
Kullanıcılar http://registry.duraspace.org/registry/dspace

Telif Hakları yukarı

İbn Haldun Üniversitesi adresli tüm yayınların "İbn Haldun Üniversitesi Açık Erişim Yönergesi" hükümleri gereğince DSpace@İHÜ'de arşivlenmesi zorunludur. Arşivlenen yayınlar telif haklarına uygun olarak erişime sunulur. DSpace@İHÜ'de arşivlendiği halde telif hakkı üçüncü kişi veya kurumlarda olan yayınların tam metinleri açık erişime kapalı tutulur. Ancak araştırmacıların sistem üzerinden yayının yazarına istek göndermesi sağlanır.

Yazarın ön baskı çalışmasını arşivlemek için izin isteme gereksinimi yoktur; çünkü telif hakkı sahibi kendisidir. Yazar, daha önce yayınlanmış çalışmasının bir kopyasını arşivlemek isterse telif hakkı sahibinin izni gerekir. Arşivlenecek çalışma, yayınlanacak son baskı olmadığı sürece, telif hakkı ihlali söz konusu değildir.

Kişisel arşivlemeye izin veren yayıncıların politikaları Sherpa/Romeo adresinden detaylı olarak incelenebilmektedir.


DSpace@İHÜ'de İş Akışı yukarı

a) Arşivleme: Arşivleme, DSpace@İHÜ'de depolanacak bilgi kaynağının yazarı tarafından üst verisinin oluşturularak dosya/dosyalarının yüklenmesidir. Arşivleme aşaması üst veri toplama, dosya yönetimi ve yayım iznini içerir. Üst veri toplama, belirlenen standarttaki veri kaydına göre yayının künye bilgilerinin DSpace@İHÜ veri giriş formlarına girilmesi; dosya yönetimi ise en basit anlatımı ile çalışmanın elektronik kopyasının bu kayda eklenmesidir. Yayın izni ise, yazarın söz konusu yayını elektronik ortamda herkesin erişimine sunma hakkıdır.

b) Arşivleme Sonrası: Yazarın, çalışmasının elektronik kopyasını DSpace@İHÜ'ye yükleme işlemini yapmasından sonra, yayının araştırmacıların erişimine açıldığı süreçtir. Bu süreçte DSpace@İHÜ yöneticileri tarafından bazı işlemler yapılır. Bunlar:

  • Kaynağın üst verisinin kontrolü.
  • Üst veriye gerekli görülen girişlerin eklenmesi (konu başlığı vb.).
  • Dosya geçerliliğin ve içerik bilgilerinin yeterliliği ve doğruluğunun kontrolü.
  • Telif hakkı durumunun kontrolü.
  • Erişim sınırlamalarının düzenlenmesi.

DSpace@İHÜ'ye Yayınların Kayıt Edilmesi Zorunlu mu? yukarı

İbn Haldun Üniversitesi Açık Erişim Yönergesi gereğince İbn Haldun Üniversitesi adresli yayınların DSpace@İHÜ'ye kayıt edilmesi zorunludur.


DSpace@İHÜ Nasıl Kullanılır? yukarı

DSpace@İHÜ araştırma ve içerik oluşturma amaçlı kullanabilir:

    a) Araştırma amaçlı kullanım: DSpace@İHÜ, kaynakların üst verilerinde ve tam metinlerinde arama imkanı sağlar. Kurum veya bölüm bünyesinde neler üretildiğinin mükemmel bir arşivine erişim sağlamaya aracılık eder. Arzu edilirse koleksiyonlara üye olunarak, koleksiyonlara yeni eklenen içeriklerden e-posta aracılığı ile bildirim alabilirler.
    b) İçerik oluşturma amaçlı kullanım: İçerik oluşturma amaçlı kullanım için üye girişi yapmak gerekir. İbn Haldun Üniversitesi mensupları sistemin üyesidir ve giriş için üniversitedeki mevcut kullanıcı adı ve şifresi yeterlidir. Ancak gönderi yapacağı koleksiyon/koleksiyonlarda yetkilendirme ise kurumsal akademik arşiv yöneticisi tarafından yapılır.

DSpace@İHÜ'ye Nasıl Giriş Yapılır? yukarı

DSpace@İHÜ'ye giriş yapmak için aşağıdaki adımları izleyiniz:

  • http://openaccess.ihu.edu.tr/ adresine giriş yapınız.
  • "Giriş" seçeneğini tıklayınız.
  • "Bir Giriş Yöntemi Seçiniz" sayfasında "LDAP Doğrulama" seçeneğini seçiniz.
  • Oturum açmak için sizden istenen bilgileri girin ve onaylayın.
  • LDAP seçeneği olmaması durumunda "Şifre Doğrulama" seçeneğini tıkladıktan sonra "Yeni Kullanıcı mısınız?" linki aracılığı ile sisteme üye olabilirler.

DSpace@İHÜ'ye Kimler Kayıt Girebilir? yukarı

DSpace@İHÜ'ye kayıt yapabilmek için iki koşul vardır:

  • DSpace@İHÜ'ye giriş yapmak,
  • Kayıt girmek istediğiniz koleksiyonda yetkili olmak.

Not: Bir koleksiyona gönderi yapabilmek için öncelikle "openaccess@ihu.edu.tr" adresi aracılığıyla, DSpace@İHÜ yöneticisine bir mesaj atın ve bu mesajda gönderi yapmak istediğiniz koleksiyonlara "kayıt giriş yetkisi" istediğinizi belirtin. DSpace@İHÜ yöneticisi sizi yetkilendirdikten sonra gönderi yapabilirsiniz.


DSpace@İHÜ'ye Neler Kaydedilir? yukarı

DSpace@İHÜ'ye, İbn Haldun Üniversitesi adresli yayınlar ile İbn Haldun Üniversitesi çatısı altında üretilen kitap, makale, bildiri, tez, teknik rapor, fotoğraf, harita, ön baskı, ders notu, veri seti, ses ve video dosyaları, vb. gibi akademik nitelik taşıyan yayınlar kaydedilir.


DSpace@İHÜ'ye Nasıl Kayıt Yapılır? yukarı

DSpace@İHÜ'ye kayıt yapabilmek için öncelikle sisteme giriş yapılır. Yeni bir gönderi başlatılır. Gönderi yapılacak koleksiyon seçilir ve gönderi formu talimatlar takip edilerek doldurulur.


Sonuç yukarı

Kurumsal Akademik Arşiv sistemi ile kurum bünyesinde gerçekleştirilen çalışmaların derlenmesi, derlenen bu çalışmaların uluslararası standartlarda kaydının oluşturulması, bu yolla global indekslerde kayıtların yer alması sağlanır. Üniversitenin tanınırlığına önemli katkı sağlayacak DSpace@İHÜ projesi için DSpace adlı yazılım tercih edilmiştir.

DSpace@İHÜ ile kurum adresli yayınların yanında kurum bünyesinde üretilen kitap, makale, bildiri, tez, teknik rapor, fotoğraf, harita, ön baskı, ders notu, veri seti, görüntüler, ses ve video dosyaları gibi akademik çıktılar arşivlenebilmekte ve internet aracılığıyla telif haklarına uygun olrak erişime açılabilmektedir.